Módulo Especial 2 - Produtividade que se mede e a sua trilha de evolução
🧰 Ferramenta: Meu diagnóstico de produtividade com IA
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O diagnóstico responde, numa planilha, a quatro perguntas: que tarefas da minha rotina podem receber ajuda de IA? Quais não podem, por causa de dados pessoais ou sigilo? Quanto tempo realmente poupo, já contando a conferência? E quem confere? Os números são seus. A planilha só faz a conta.
Use o modelo em Excel "Meu diagnóstico de produtividade com IA", na pasta logo acima desta página. Ele tem cinco abas.
Cores. Célula amarela: você preenche. Célula cinza: a planilha calcula sozinha, não mexa. Linha vermelha: tarefa com ou sigilo, que fica fora da conta. A cor nunca é a única pista: a coluna "Situação" também diz a mesma coisa por escrito.
⚠️ Aviso em todas as abas: não escreva nomes de pessoas, CPF, matrícula, endereço, dados de saúde, número de processo nem senha. Descreva a tarefa de forma geral: "responder de informação", "resumir norma", "ata de reunião". Se a tarefa envolve dados de uma pessoa, marque isso na coluna própria e a planilha mostra o caminho: ver o Módulo 4, sobre dados pessoais e sigilo.
Aba 1 · Como usar. Instruções em cinco passos, a legenda das cores e o aviso sobre dados pessoais. Traz também o quadro "números do exemplo", que explica a conta: horas poupadas por mês = vezes por semana x (minutos sem IA menos minutos com IA) x semanas por mês / 60.
Aba 2 · Minhas tarefas. Uma linha por tarefa de rotina, até 30 linhas (da linha 6 à 35).
Célula de apoio, amarela, no alto da aba: Semanas por mês (começa com 4, uma conta simples; o mês tem um pouco mais de quatro semanas).
| Coluna | Nome | Tipo | O que vai |
|---|---|---|---|
| A | Nº | Cinza | Número da linha, automático |
| B | Tarefa da rotina | Amarela | Texto curto, sem dado pessoal |
| C | Tipo | Amarela, lista | Resumir, Minutar, Organizar, Tirar dúvida, Revisar, Outra |
| D | Pode receber ajuda de IA? | Amarela, lista | Sim, Em parte, Não |
| E | Tem dado pessoal ou sigilo? | Amarela, lista | Não, Sim (tirar antes), Sim (não pode usar IA) |
| F | Vezes por semana | Amarela | Número |
| G | Minutos por vez, sem IA | Amarela | Número |
| H | Minutos por vez, com IA e conferência | Amarela | Número: pedido, leitura, conferência e correção |
| I | Quem confere | Amarela | Cargo, não nome |
| J | Situação | Cinza, fórmula | Pode medir, Medir só tirando os dados, ou Fora da conta |
| K | Minutos poupados por semana | Cinza, fórmula | Pode ser negativo |
| L | Horas poupadas por mês | Cinza, fórmula | Pode ser negativo |
| M | Observações | Amarela | Texto livre, sem dado pessoal |
Fórmulas (linha 6; copie até a 35). A planilha usa nomes de função em português; se o seu Excel estiver em inglês, use SE = IF, OU = OR, SOMA = SUM e CONT.SE = COUNTIF. Em alguns programas, o separador é vírgula, e não ponto e vírgula.
- A6:
=SE(B6="";"";LIN()-5) - J6:
=SE(B6="";"";SE(E6="Sim (não pode usar IA)";"Fora da conta: dado pessoal ou sigilo. Veja o Módulo 4";SE(D6="Não";"Fora da conta: IA não indicada";SE(E6="Sim (tirar antes)";"Medir só tirando os dados";"Pode medir")))) - K6:
=SE(OU(J6="Pode medir";J6="Medir só tirando os dados");SE(OU(F6="";G6="";H6="");"";F6*(G6-H6));"") - L6:
=SE(K6="";"";K6*$C$3/60)(com o formato de número de uma casa decimal; $C$3 é a célula "Semanas por mês")
Formatação condicional: linha vermelha-clara quando E for "Sim (não pode usar IA)"; amarelo-claro quando E for "Sim (tirar antes)"; fonte vermelha em K e L quando o valor for menor que zero; fonte verde quando for maior que zero. Listas suspensas nas colunas C, D e E, tiradas da Aba 5.
Aba 3 · Resumo. Tudo calculado, sem preencher nada.
| Indicador | Fórmula (resumida) |
|---|---|
| Tarefas listadas | =CONT.VALORES('Minhas tarefas'!B6:B35) |
| Tarefas que entraram na conta | =CONT.SE('Minhas tarefas'!J6:J35;"Pode medir")+CONT.SE('Minhas tarefas'!J6:J35;"Medir só tirando os dados") |
| Tarefas fora da conta por dado pessoal ou sigilo | =CONT.SE('Minhas tarefas'!E6:E35;"Sim (não pode usar IA)") |
| Tarefas em que a IA não compensou | =CONT.SE('Minhas tarefas'!K6:K35;"<0") |
| Horas poupadas por mês, no total | =SOMA('Minhas tarefas'!L6:L35) |
| Horas perdidas por mês, nas tarefas negativas | =SOMASE('Minhas tarefas'!L6:L35;"<0") |
| Frase do resultado | =SE(total>0;"Pela sua estimativa, já descontada a conferência, sobram "&TEXTO(total;"0,0")&" horas por mês. É uma estimativa sua, não uma promessa.";"A estimativa deu zero ou negativa. Revise os pedidos ou escolha outras tarefas.") |
Abaixo, a instrução escrita: "Para ver a lista do que fica de fora, filtre a coluna Situação da Aba 2 por 'Fora da conta'." (Quem usa Excel 365 pode usar a função FILTRO, mas o modelo não depende dela.)
Aba 4 · Meu registro de teste. Uma linha por teste, para a Atividade.
| Coluna | Nome | Tipo |
|---|---|---|
| A | Data | Amarela |
| B | Tarefa (a mesma da Aba 2) | Amarela |
| C | Teste nº | Amarela |
| D | Minutos sem IA | Amarela |
| E | Pedido usado (sem dado pessoal) | Amarela, texto |
| F | Minutos para escrever o pedido | Amarela |
| G | Minutos para ler o resultado | Amarela |
| H | Minutos para conferir | Amarela |
| I | Minutos para corrigir | Amarela |
| J | Total com IA | Cinza: =SOMA(F:I) na linha |
| K | Diferença (minutos) | Cinza: =D-J na linha |
| L | O que aconteceu | Cinza: =SE(K>0;"Poupou tempo";SE(K=0;"Empate";"Perdeu tempo")) |
| M | Erros achados na conferência | Amarela, número |
| N | O resultado era usável? | Amarela, lista: Sim, Sim com ajustes, Não |
| O | Quem conferiu | Amarela, cargo |
Aba 5 · Listas. As opções das listas suspensas. Aba protegida, sem senha, só para ninguém apagar uma fórmula sem querer. As abas 2 e 3 também são protegidas, sem senha, com as células amarelas liberadas.
O exemplo preenchido.
Exemplo fictício, criado para a aula.
Setor de Protocolo e Atendimento de uma prefeitura fictícia (Vila Serena). Os números abaixo são números do exemplo, inventados para mostrar o formato. Não são resultado de pesquisa.
Aba 2 (resumo).
| Tarefa da rotina | Tipo | Ajuda de IA? | Dado pessoal ou sigilo? | Vezes por semana | Sem IA | Com IA e conferência | Quem confere | Situação | Min. poupados por semana | Horas por mês |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Resumir uma norma publicada para o setor | Resumir | Sim | Não | 2 | 50 | 30 | Chefia imediata | Pode medir | 40 | 2,7 |
| Minutar resposta a pedido de informação | Minutar | Em parte | Sim (tirar antes) | 4 | 45 | 35 | Servidor e ouvidoria | Medir só tirando os dados | 40 | 2,7 |
| Rascunhar a ata da reunião semanal | Organizar | Sim | Não | 1 | 60 | 35 | Participantes da reunião | Pode medir | 25 | 1,7 |
| Tirar dúvida sobre a fórmula de prazos da planilha | Tirar dúvida | Sim | Não | 3 | 15 | 10 | O próprio servidor, com teste | Pode medir | 15 | 1,0 |
| Revisar o e-mail-padrão enviado aos cidadãos | Revisar | Sim | Não | 5 | 12 | 10 | Chefia imediata | Pode medir | 10 | 0,7 |
| Montar a planilha mensal de controle de prazos | Organizar | Em parte | Não | 1 | 90 | 100 | Chefia imediata | Pode medir | -10 | -0,7 |
| Atendimento direto com dados de uma pessoa | Outra | Não | Sim (não pode usar IA) | - | - | - | - | Fora da conta: dado pessoal ou sigilo. Veja o Módulo 4 | não conta | não conta |
Aba 3 (resumo do exemplo). 7 tarefas listadas; 6 entraram na conta; 1 ficou fora por dado pessoal; 1 em que a IA não compensou; 8,0 horas poupadas por mês, no total; menos 0,7 hora na tarefa negativa. Frase: "Pela sua estimativa, já descontada a conferência, sobram 8,0 horas por mês. É uma estimativa sua, não uma promessa."
Aba 4 (um registro do exemplo). Tarefa "Resumir uma norma publicada para o setor", primeiro teste: 50 minutos sem IA; 5 para escrever o pedido, 6 para ler, 14 para conferir e 5 para corrigir, num total de 30 com IA; diferença de 20 minutos ("Poupou tempo"); 2 erros achados na conferência (uma exceção que o resumo havia deixado de fora e uma data trocada); resultado usável: "Sim, com ajustes"; quem conferiu: chefia imediata.
O que o exemplo mostra. Nem toda tarefa compensa (a planilha mensal deu menos 10 minutos por vez). Quase metade do tempo da primeira tarefa foi conferência, e foi ela que achou os dois erros. E a tarefa com dados de uma pessoa ficou fora da conta, apontando para o Módulo 4.