Módulo 2 - Onde a IA ajuda no serviço público · 🎓 Lições do Módulo 2
2.3 · Planilhas, fórmulas e pequenas automações
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Planilha de processos, de estoque, de frequência, de prazos. Muita gente no serviço público vive nelas e sofre com fórmulas. A IA pode ajudar de quatro jeitos:
- explicar uma fórmula que alguém fez e que ninguém entende mais;
- montar uma fórmula a partir da sua descrição, em português comum;
- sugerir a organização de uma planilha nova: que colunas criar, em que ordem, como evitar repetição;
- escrever textos-padrão, como o e-mail que acompanha um relatório mensal.
Veja um exemplo. Uma servidora controla prazos numa planilha. A coluna C tem a data de entrada do processo. A coluna D, o prazo em dias. Ela pede uma fórmula para a coluna E que escreva "Vencido" quando o prazo já passou e "No prazo" quando ainda não passou. A ferramenta sugere:
=SE(HOJE()>C2+D2;"Vencido";"No prazo")
Em palavras: se a data de hoje for maior que a data de entrada mais o prazo, escreva "Vencido". Se não, escreva "No prazo".
Exemplo fictício, criado para a aula.
Parece certo. Mas teste a fórmula com dados de exemplo antes de usar. Monte algumas linhas inventadas, em que você já sabe a resposta:
- um processo que venceu na semana passada;
- um que vence daqui a um mês;
- um que vence hoje;
- uma linha vazia.
Nesse teste aparecem surpresas. Na linha vazia, a fórmula escreve "Vencido", porque a célula sem data conta como zero. No dia do vencimento, ela escreve "No prazo". Está certo? Depende da regra do seu setor. E ela conta dias corridos: se o seu prazo é em dias úteis, a fórmula não serve. A IA não sabe disso. Você sabe.
Mais três cuidados:
- Descreva a planilha, não cole os dados. Para pedir ajuda, basta dizer o que tem em cada coluna. Se precisar de exemplo, use linhas inventadas, sem nomes, CPFs ou dados de saúde.
- O programa e o idioma mudam a fórmula. O nome das funções e o separador, que pode ser vírgula ou ponto e vírgula, variam de um programa para outro. Diga qual você usa.
- Automações, só com autorização. Algumas ferramentas escrevem pequenos programas, como as macros, que repetem tarefas na planilha. Um programa que você não entende pode apagar dados ou abrir uma brecha de segurança. Antes, fale com a área de tecnologia da informação do seu órgão.
Na dúvida, pergunte antes (chefia, TI, ). O encarregado de dados é a pessoa que cuida dos assuntos de proteção de dados pessoais no órgão.
💡 Para pensar: qual planilha do seu setor tem uma fórmula que ninguém mais sabe explicar? Como você testaria uma versão nova dela?