📚 Glossário do curso

Uma das saídas possíveis para o problema. Numa nota honesta, todas são comparadas com os mesmos critérios.

Documento que acompanha outro. Só ajuda quando sustenta a recomendação; cada um ganha uma linha que diz o que mostra.

Dados eletrônicos ligados ao documento, que quem assina usa para assinar. Pode ser simples, avançada ou qualificada.

A de nível mais alto de confiança: usa certificado digital da ICP-Brasil. É obrigatória, por exemplo, nos atos dos chefes de Poder.

A frase curta, sem verbo, que diz do que trata o documento. O Manual sugere de quatro a cinco palavras.

Registro escrito e resumido de uma reunião: quem estava, o que se tratou, o que se decidiu e o que ficou para fazer.

Documento que comprova um fato ou uma situação. O uso varia de um órgão para outro: confira o manual do seu.

Documento que reproduz, por inteiro ou em resumo, o que consta de um registro do órgão: processo, livro, cadastro ou sistema.

Qualidade do texto que se entende de imediato, na primeira leitura.

O artigo que diz quando o ato começa a valer. No modelo federal, é o último artigo.

A ligação entre palavras, frases e parágrafos, que dão continuidade uns aos outros.

Neste curso, o documento entre setores do mesmo órgão, no padrão ofício. Cada órgão pode usar outro nome, como memorando.

Dizer o máximo com o mínimo de palavras, tirando só o que é inútil ou repetido.

A conta do setor no e-mail ou no aplicativo de mensagens, e não a conta pessoal do servidor. É por ela que o órgão fala.

Campo do e-mail que esconde de cada destinatário os endereços dos outros. Use quando a mensagem vai para muitos cidadãos.

Documento em que o órgão afirma um fato ou uma situação de que tem conhecimento, como o comparecimento de alguém. O cidadão também pode declarar fatos sobre si.

O que a reunião decidiu ou combinou, dentro da competência de quem estava nela.

O bilhete oficial que manda o processo andar: diz para onde vai, o que fazer e até quando. Também é usado para decidir.

Despacho em que a autoridade competente decide o pedido. Pode adotar os fundamentos de notas técnicas e pareceres, que passam a fazer parte da decisão.

Direito de todos de fazer pedidos aos Poderes Públicos, sem pagar taxa, em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder.

Documento de papel convertido em arquivo digital, com a conferência registrada.

Documento que já nasce no computador ou no sistema. Assinado eletronicamente, é original.

O e-mail do órgão, usado para comunicar, combinar e encaminhar. É documento oficial e pede linguagem formal.

O resumo do objeto do ato, numa frase, logo abaixo da epígrafe. Portaria de pessoal não tem ementa.

O resumo no alto do parecer, com o assunto e a conclusão. Quem lê só a ementa já sabe o que o parecer opina.

Na nota técnica, a parte final que diz para quem o documento vai e para quê: para decisão, para ciência ou para providências. Na ata, a tarefa que sai da reunião, com o que fazer, quem faz e até quando.

A parte que diz quem recebe: a forma de tratamento, o nome, o cargo e o endereço, conforme a norma de quem recebe.

O nome do ato, em maiúsculas: espécie, número e data, como "PORTARIA SMOSU Nº 112, DE 15 DE ABRIL DE 2026".

Erro evidente e sem desculpa, cometido com culpa grave. Com o dolo, é o que faz o agente responder pessoalmente por uma opinião técnica.

A saudação que arremata o texto: "Respeitosamente," para autoridade de hierarquia superior; "Atenciosamente," nos demais casos.

A análise do parecer: os fatos com fonte, as normas conferidas, as alternativas e o raciocínio técnico que levam à conclusão.

Uma página com as escolhas de escrita do setor: documentos mais usados, numeração, tratamento, fechos, siglas, palavras a evitar, revisão e modelos.

A linha com o tipo do documento, o número, o ano e a sigla de quem expede, como OFÍCIO Nº 37/2026/GAB-SMOSU.

Situação em que o servidor não pode atuar no processo, por exemplo, por ter interesse no caso. Ele deve avisar a autoridade e não atuar.

Princípio da Constituição. Na escrita, o texto sai em nome do serviço público, sem as impressões de quem redige, e não favorece nem prejudica ninguém.

Documento curto que responde a uma pergunta do processo com fatos ou dados. Não precisa recomendar.

Informação ligada a uma pessoa identificada ou identificável. A que toca a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem tem acesso restrito.

A fase em que se reúnem os dados necessários à decisão: documentos, vistorias, notas, relatórios e pareceres.

No Executivo federal, ato normativo de uma ou mais autoridades singulares, no mesmo grupo das portarias. O decreto federal não diz quando usar uma ou outra: confira as normas do seu órgão.

Inclusão de um documento no processo, na ordem dos fatos.

Conjunto de técnicas para transmitir informações de forma clara e objetiva, para que o cidadão encontre, entenda e use a informação.

Folha que os participantes assinam para provar quem esteve na reunião. Leva o nome, a quem a pessoa representa e a assinatura.

Documento que reúne as regras de escrita de um órgão ou Poder, como tratamento, numeração e modelos.

A explicação, por escrito, dos fatos e dos fundamentos de um ato ou de uma decisão. Deve ser explícita, clara e congruente. No governo federal, pode consistir na concordância com os fundamentos de pareceres, informações, decisões ou propostas anteriores, que passam a fazer parte do ato.

Marcação que diz quem pode ver um documento no sistema, como público, restrito ou sigiloso. Os nomes variam de um sistema para outro.

A forma da língua que segue a gramática e um vocabulário que todos compartilham. Formal não quer dizer rebuscado.

Documento que analisa um problema técnico, compara alternativas e recomenda uma, para alguém decidir. O nome e o modelo variam por órgão.

O texto novo de um dispositivo alterado, transcrito entre aspas no ato que altera, com "(NR)" no fim.

Documento que comunica um assunto em nome do órgão. No Manual da Presidência, o nome vale também para o antigo aviso e o antigo memorando.

O mesmo ofício enviado de uma vez a mais de um órgão.

Ato interno usado em alguns órgãos para uma chefia orientar como a equipe executa um serviço. O nome e quem assina dependem das normas de cada órgão.

A diagramação única do Manual da Presidência para o ofício: as mesmas partes, na mesma ordem, para qualquer destinatário.

Opinião da procuradoria ou da assessoria jurídica sobre uma questão de direito, como a interpretação de uma lei ou a legalidade de um ato.

Parecer que a norma manda pedir antes da decisão.

Opinião fundamentada de um profissional de uma área, como engenharia, meio ambiente ou saúde, escrita para quem vai decidir.

Parecer que a autoridade precisa seguir. O não vinculante orienta: a autoridade pode decidir de outro modo, desde que explique por quê.

A lista dos assuntos de uma reunião, na ordem em que serão tratados.

Ato pelo qual uma autoridade, como um ministro ou um secretário, expede instruções sobre a organização e o funcionamento do serviço, sobre pessoal e sobre outros atos da sua competência.

A abertura do ato: diz quem o pratica, com que base e a ordem de execução, como o "resolve".

Regra da LGPD: tratar só os dados pessoais mínimos necessários para a finalidade.

Processo em que os atos são registrados e ficam disponíveis em meio eletrônico, num sistema.

A forma de se dirigir a uma pessoa, como "senhor" ou "Vossa Excelência". Na comunicação com agentes públicos federais, só "senhor".

Princípio da Constituição. Na escrita, não basta publicar: o texto precisa ser claro para quem lê.

A saída que a área técnica indica, com o motivo. Quem decide pode não seguir. No governo federal, a decisão que se afasta de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais precisa ser motivada.

A maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos. Quem fala é sempre o serviço público.

Documento que registra o que foi visto, feito ou apurado numa ação ou num período: de vistoria, de atividade ou de comissão.

Relatório de uma ida ao local: o motivo, o que se viu, a conclusão técnica e as recomendações, com fotos. Há órgãos que o chamam de laudo.

A parte que conta o que foi pedido e o que já está no processo, em ordem de datas e sem opinião.

Quem faz um pedido à Administração. É interessado no processo e tem direito de saber em que pé ele está.

Pedido formal, por escrito, a uma autoridade. Diz a quem se pede, quem pede, o quê, por quê e onde receber a resposta.

Ato normativo editado por um colegiado, como um conselho ou um comitê.

Resposta que informa o andamento do pedido antes da decisão: o que foi feito, o que vem agora e como acompanhar.

Leitura de conferência antes de assinar, do maior para o menor: o documento, a conclusão, os fatos, os dados pessoais e, só então, as vírgulas.

A indicação exata do ato ou dos dispositivos que deixam de valer. Nunca "revogam-se as disposições em contrário".

Quem assina o documento e responde pelo que está escrito. Aparece com o nome em maiúsculas e o cargo.

Cobrir, na cópia que vai ser entregue, a parte que não pode ser vista. Tarja de verdade apaga o dado da cópia.

A força de um documento para ser aceito como original. No e-mail, depende da certificação ou da assinatura que o órgão exige.

O chamamento a quem recebe, no início do texto, sempre seguido de vírgula, como "Prezado Senhor," ou "Senhora Diretora,".