Considerações iniciais
🎯 Diagnóstico: Como escrevo hoje
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Antes de começar, um retrato sincero de como os documentos saem hoje do seu setor. Pense nos documentos que você escreve, revisa ou assina, ou, se ainda não escreve, nos que o seu setor manda e recebe. Não vale nota, não pede nenhum dado e ninguém vê as suas respostas. Para cada uma das 10 situações abaixo, toque na opção que mais se parece com o que acontece hoje, de verdade, e não com o que deveria acontecer. Quando responder todas, o resultado aparece logo abaixo, com o caminho para começar no curso. Nenhum resultado é culpa de uma pessoa: é só o ponto de partida. No fim do curso, volte aqui e compare.
Situação 1. O padrão e o manual do órgão:
- A) Cada um escreve do seu jeito, e ninguém sabe se o órgão tem manual de redação.
- B) Existe um manual ou um modelo antigo, mas quase ninguém consulta.
- C) Seguimos o manual na maior parte, mas as dúvidas de tratamento, siglas e numeração são resolvidas no improviso.
- D) O setor sabe qual manual segue e tem um guia de estilo de uma página com as escolhas da casa.
Situação 2. A escolha do documento:
- A) Usamos sempre o mesmo tipo de documento, seja qual for o caso.
- B) Escolhemos o documento pelo costume ou pela importância de quem recebe.
- C) Sabemos a diferença entre ofício, despacho e e-mail, mas às vezes um documento trata de dois ou três assuntos.
- D) Escolhemos o documento pelo que ele precisa fazer: comunicar e encaminhar, informar a decisão, opinar, registrar ou normatizar. E cada documento trata de um assunto só.
Situação 3. O ofício:
- A) O pedido aparece só no último parágrafo, depois de "Tenho a honra de".
- B) Copiamos um ofício antigo e trocamos os nomes, com o fecho e o tratamento que vierem.
- C) O ofício tem as partes certas, mas o assunto é longo e ninguém confere o tratamento na norma de quem recebe.
- D) O ofício segue o padrão: assunto em poucas palavras, o pedido no primeiro parágrafo, o fecho certo e o tratamento que a norma de quem recebe pede.
Situação 4. Despachos, e-mails e mensagens:
- A) O despacho é "Ao setor, para providências", e decisões e pedidos ficam no aplicativo de mensagens.
- B) Os despachos dizem para onde vai, mas não o que fazer nem até quando, e os e-mails saem de contas pessoais.
- C) Os despachos têm prazo, mas os que decidem não dizem por quê, e o que se combina por mensagem nem sempre vai para o processo.
- D) Todo despacho diz para onde vai, o que fazer e até quando; o que decide é motivado; e-mail e aplicativo servem para combinar, e o que vale vai para o processo.
Situação 5. Nota técnica e relatório:
- A) Não há nota técnica: a recomendação chega por telefone ou num e-mail longo.
- B) A nota conta a história inteira, e a recomendação só aparece no fim.
- C) A recomendação vem no início, mas só uma alternativa é mostrada, e os números vêm sem fonte.
- D) A conclusão vem primeiro, as alternativas são comparadas com os mesmos critérios e os números têm unidade, data e fonte.
Situação 6. O parecer técnico:
- A) O parecer técnico "autoriza" ou "indefere", como se fosse a decisão.
- B) O parecer opina, mas mistura fatos, impressões pessoais e normas citadas de memória.
- C) O parecer separa fato e opinião, mas não diz os limites da área de quem assina nem o que não foi possível conferir.
- D) O parecer tem ementa com a conclusão, fatos com fonte, normas conferidas, opinião técnica identificada e verbos de opinião; quem decide é a autoridade.
Situação 7. Atas, declarações e certidões:
- A) A ata é a transcrição de tudo o que se falou, e as declarações dizem "para os devidos fins".
- B) A ata resume, mas os encaminhamentos não têm responsável nem prazo.
- C) A ata tem encaminhamentos com prazo, mas declarações e certidões às vezes afirmam o que ninguém conferiu.
- D) A ata resume e traz os encaminhamentos com o quê, quem e até quando; declarações e certidões dizem só o que se viu ou o que consta, com data e alcance.
Situação 8. Portarias e outros atos:
- A) As regras do setor ficam em e-mails, em despachos ou na memória das pessoas.
- B) Há portarias, mas com "considerando", "revogam-se as disposições em contrário" e várias portarias sobre o mesmo assunto.
- C) As portarias têm boa estrutura, mas as alterações saem em atos paralelos, e ninguém sabe qual texto vale.
- D) Os atos têm epígrafe, ementa, preâmbulo, artigos e vigência; as alterações mudam o próprio texto, e o texto em vigor fica num lugar só.
Situação 9. O processo eletrônico e os dados pessoais:
- A) Documentos com CPF, endereço e telefone circulam abertos no processo e em cópias.
- B) Sabemos que há níveis de acesso, mas ninguém confere quem pode ver cada documento nem o nível de assinatura exigido.
- C) Restringimos o que tem dado pessoal, mas os dados entram em documentos que não precisavam deles.
- D) Antes de incluir um documento, conferimos o tipo, a assinatura exigida, o nível de acesso e se cada dado pessoal é mesmo necessário.
Situação 10. A revisão antes de assinar:
- A) Ninguém revisa: quem assina confia em quem escreveu.
- B) A revisão olha só a ortografia, na tela, em cima da hora.
- C) Há revisão, mas sem roteiro, e os erros de tratamento, crase, datas e cargos voltam a aparecer.
- D) Há um roteiro de revisão, do maior para o menor, e quem assina lê o documento inteiro antes de assinar.
Mais respostas A: os documentos do seu setor hoje saem no improviso. Cada pessoa escreve de um jeito, e o que vale fica no telefone, no aplicativo ou na memória de alguém. Não é culpa de ninguém: muitas vezes falta tempo, gente e um modelo. A boa notícia é que esse é o ponto de partida com mais espaço para melhorar, e os primeiros passos são simples. Por onde começar no curso: o Módulo 1, para descobrir o manual do seu órgão e montar o guia de estilo do setor, o Módulo 2, para o padrão ofício, e o Módulo 3, para despachos que dizem para onde vai, o que fazer e até quando.
Mais respostas B: o padrão do seu setor hoje existe só no papel. Há manual, modelos e regras, mas ninguém confere se o documento segue o padrão, e os problemas aparecem quando alguém reclama, devolve o documento ou não entende. Por onde começar no curso: o Módulo 2, com o checklist do padrão ofício, o Módulo 4, para pôr a conclusão primeiro, e o Módulo 8, para a revisão em 10 passos antes de assinar.
Mais respostas C: a escrita do seu setor está a caminho. As peças importantes já aparecem, mas aos pedaços: falta comparar as alternativas, separar fato de opinião, alterar os atos sem criar regras paralelas ou cuidar dos dados pessoais em todo documento. Por onde começar no curso: o Módulo 4, para alternativas honestas e números com fonte, o Módulo 5, para o parecer que opina sem decidir, e o Módulo 7, para alterar sem bagunçar.
Mais respostas D: os documentos do seu setor já saem com segurança. Parabéns à equipe: há padrão, conclusão primeiro, fundamentação, registros que afirmam só o que se pode provar e revisão antes de assinar. O curso vai dar base às escolhas de vocês, oferecer modelos para padronizar e ajudar você a orientar quem chega. Por onde começar no curso: o Módulo 6, para registros sem surpresa, o Módulo 8, para a assinatura, o nível de acesso e a revisão, e o projeto final, para montar o kit de modelos do setor. Se puder, conte a experiência na Comunidade, sem dados pessoais nem casos reais: ela pode inspirar colegas de outros lugares.
Situação 4: a Lei 9.784, de 1999, que regula o processo administrativo federal, manda motivar, com a indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, os atos que neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses, e diz que a motivação deve ser explícita, clara e congruente (art. 50, caput, I, e § 1º). Nos estados e municípios, confira a lei do seu ente. O Módulo 3 traz os modelos de despacho e de resposta ao requerente e o checklist do e-mail institucional.
Situação 5: pela mesma lei, a motivação pode consistir na concordância com os fundamentos de pareceres, informações, decisões ou propostas anteriores, que passam a fazer parte do ato (art. 50, § 1º). Por isso, um número errado na nota técnica vira um número errado na decisão. E o Manual de Redação da Presidência da República pede que quem escreve saiba de antemão qual é a ideia principal (item 3.2). O Módulo 4 traz os modelos de nota técnica e de relatório.
Situação 6: o parecer opina; quem decide é a autoridade competente. A lei federal de processo, a Lei 9.784, diz que a competência é irrenunciável e que a Administração tem o dever de decidir de forma explícita (arts. 11 e 48). E, pela Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro, o agente público responde pessoalmente por suas decisões ou opiniões técnicas em caso de dolo ou erro grosseiro (art. 28). O Módulo 5 traz o modelo de parecer técnico e o checklist de fundamentação.
Situação 7: a Constituição proíbe recusar fé aos documentos públicos (art. 19, II): o que o órgão afirma vale, e o erro também vale. O Código Penal trata como crime atestar ou certificar falsamente, em razão de função pública, fato que habilite alguém a obter uma vantagem (art. 301). E a certidão é um direito, sem pagamento de taxas (Constituição, art. 5º, XXXIV, b), a ser expedida em até quinze dias do registro do pedido (Lei 9.051, de 1995, art. 1º). O Módulo 6 traz os modelos de ata, de declaração e de certidão.
Situação 8: a Lei Complementar 95, de 1998, manda enumerar expressamente o que fica revogado (art. 9º) e proíbe renumerar artigos (art. 12, III, b). Ela trata das leis e vale, no que couber, para os decretos e os demais atos de regulamentação do Poder Executivo (art. 1º, parágrafo único); estados, municípios e outros Poderes podem ter normas próprias. O Módulo 7 traz o modelo de portaria e o checklist de técnica de redação de atos.